Normen, schema’s en zelfregulering
Niet iedere eis waaraan een onderneming in de praktijk moet voldoen, is rechtstreeks terug te vinden in een wet of verordening. In veel sectoren spelen (kwaliteits)normen, certificatieschema’s, brancheafspraken en andere vormen van zelfregulering een belangrijke rol. Deze regels kunnen inhoudelijk nauw aansluiten op wettelijke verplichtingen, maar hebben in de praktijk niet dezelfde status.
Welke gevolgen niet naleving heeft, hangt af van de grondslag van de betreffende eis. Een wettelijke verplichting kan door een toezichthouder worden gehandhaafd. Een eis uit een certificatieschema kan gevolgen hebben voor het behoud van een certificaat. Een eis die een klant contractueel heeft gesteld, beïnvloedt de commerciële relatie tussen partijen en bepaalt in doorslaggevende mate wanneer er aan de overeenkomst wordt voldaan. De inhoud van deze eisen kunnen in de praktijk sterk op elkaar lijken, maar de werking ervan verschilt.
Normen
Normen bevatten afspraken over onder meer producten, processen, managementsystemen, testmethoden of veiligheid. Bekende voorbeelden zijn internationale ISO normen en Europese EN normen. Dergelijke normen zijn in beginsel vrijwillig. Een onderneming is dus niet verplicht om die norm toe te passen vanwege de loutere omstandigheid dat zij bestaat.
Dat verandert wanneer de wet aan een norm een bepaalde betekenis toekent of wanneer partijen afspreken dat een norm binnen hun contractuele relatie moet worden gevolgd. Ook kan een norm worden gebruikt om te onderbouwen dat aan een wettelijke eis wordt voldaan.
Bij Europese geharmoniseerde normen is die relatie met wetgeving duidelijk zichtbaar. De wet schrijft dan de essentiële eisen voor waaraan een product moet voldoen. Toepassing van een geharmoniseerde norm kan, voor zover die norm de betreffende wettelijke eisen dekt, een vermoeden van overeenstemming opleveren. Een fabrikant is doorgaans vrij om voor een andere technische oplossing kiezen, maar moet dan op een andere manier kunnen aantonen dat het product aan de wettelijke eisen voldoet.
Een norm kan dus vrijwillig zijn en tegelijkertijd in de praktijk een belangrijke functie vervullen bij het aantonen van naleving.
Certificatieschema’s
Een certificatieschema bevat doorgaans een samenstel van eisen waarop een onderneming, product of proces door een certificerende instelling wordt beoordeeld. Daarbij kunnen bestaande normen worden gebruikt, maar een schema kan ook aanvullende eisen, auditregels en voorwaarden voor certificering bevatten.
Certificatieschema’s spelen een belangrijke rol binnen commerciële ketens. Grote afnemers stellen regelmatig als voorwaarde dat hun leveranciers volgens een bepaald schema zijn gecertificeerd. Zodra partijen die voorwaarde in hun overeenkomst of leveranciersvoorwaarden opnemen, krijgt zij directe betekenis binnen hun rechtsverhouding. Het verlies van een certificaat betekent dan dat een onderneming niet meer voldoet aan haar contractuele verplichtingen tegenover haar afnemer.
Het is daarbij belangrijk om verschillende rollen uit elkaar te houden. Een organisatie als ISO ontwikkelt normen. De beoordeling of een onderneming aan een bepaalde norm voldoet en de afgifte van een certificaat worden door certificerende instellingen uitgevoerd. Een norm, een certificatieschema en een certificerende instelling vervullen dus ieder een andere functie.
Zelfregulering
Naast formele normen en certificatieschema’s bestaan binnen veel sectoren eigen gedragscodes, richtlijnen, kwaliteitsafspraken en technische voorschriften. Zulke afspraken worden door marktpartijen of brancheorganisaties ontwikkeld en vallen onder het begrip zelfregulering.
Ook deze regels zijn niet zonder meer gelijk te stellen aan wetgeving. Zij kunnen echter wel degelijk gevolgen hebben voor ondernemingen. Een bedrijf kan zich vrijwillig aan een branchecode hebben verbonden. Een klant kan naleving van een bepaalde gedragscode contractueel verlangen. Ook kunnen afspraken die binnen een sector algemeen worden gebruikt een rol spelen bij de beoordeling van de mate van professioneel handelen.
Private normen en handhaving
Het onderscheid tussen publieke regels en private normen is in de praktijk vaak minder scherp dan op papier. Een private norm, gedragscode of beoordelingskader staat- zoals we hiervoor zagen- niet gelijk een wettelijke verplichting. Toch kan zo’n norm wel een rol gaan spelen bij de toepassing en handhaving van wettelijke regels.
Dat kan op verschillende manieren gebeuren. Wetgeving kan naar een concrete norm verwijzen of een open wettelijke norm bevatten die in de praktijk mede aan de hand van private standaarden wordt ingevuld. Een toezichthouder kan daarnaast bij zijn beoordeling aansluiten bij een binnen de sector ontwikkeld beoordelingskader. Ook kan een oordeel van een private instantie aanleiding geven tot nader toezicht door een bevoegde toezichthouder of als aanwijzing worden gebruikt dat mogelijk niet aan een wettelijke norm wordt voldaan.
Weet u niet zeker welke norm, certificatie-eis of afspraak voor uw organisatie echt bepalend is? Wij helpen u om het juridisch en praktisch uit elkaar te trekken.